KOBİ İŞLETMELERİ İÇİN KAIZEN SİSTEMİ ÖNERİSİ

Kaizen kelimesi Japonca’dan gelmektedir ve sürekli iyileştirme anlamına gelir. Firmalarda Kaizen sistemini tam anlamıyla kurmak ve sürekliliğini sağlamak çok kolay değildir. Her girişimde olduğu gibi bu girişimde de, yönetimin desteği ve çalışanların katılımı çok önemlidir.  Bu destek sağlansa bile, sistemin entegrasyonunun firmayı yormadan yapılması ve devam ettirilmesi çok önemlidir.

Bu yazımda Kaizen sisteminin işleyişinde olması gerekenlerden kısaca bahsederken, bir yandan küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için sadeleştirilmiş ve etkin bir Kaizen sistemi nasıl kurulur önerisinde bulunacağım.

İnternette ve çeşitli yayınlarda Kaizen sisteminin uygulanışı ile ilgili yararlı bilgiler bulmak mümkün olduğu için, çok detay vererek yazıyı gereksiz uzatmak ve sizleri sıkmak istemiyorum. Kaizen sistemi ile ilgili daha detaylı sorularınız için iletişime geçebilirsiniz.

OLMASI GEREKENLER & BENİM ÖNERİLERİM

Konu Seçimi (Problem seçimi)

Olması gereken

Öncelikle konu havuzunda konular biriktirilir. Daha sonra konu seçim matrisleri ile Kaizen yapılacak konular için öncelik sırası belirlenir. Bu matrisler standart kullanılacağı gibi firmanın kendi belirlediği başlıkları da içerebilir.

Örneğin; Uygulama kolaylığı, Kaizen maddi getirisi ve kaynak ihtiyacı başlıkları, 5 puan üzerinden puanlanabilir ve en çok puan alan konular için çalışmalar başlatılabilir. Buna ek olarak firmamızda toplanmış veriler mevcut ise; bu veriler pareto diyagramına dökülerek öncelik problemler tespit edilebilir.

PARETO ANALİZİ (80/20 PRENSİBİ) NEDİR?

Öneri

Ben Kobiler için bu kısmın çok sağlıklı uygulanacağını düşünmüyorum. Genellikle küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde zaten iyileştirme yapılması gereken konular ön plana çıkmış durumdadır. Ayrıca konuların puanlanması aşamasının da firmalarda verilere dayalı ve objektif bir şekilde yapıldığını şahsen düşünmemekteyim.  O nedenle konu seçim aşamasının listeler ve seçim matrisi formları hazırlanarak değil, toplantılar ile ve beyin fırtınası ortamında yapılmasının daha kolay ve yararlı olacağını düşünüyorum.

Problemin Tanımlanması

Olması gereken

Problemin / iyileştirme konusunun belirlenmesi ve tanımlanması aşamalarını mevcut durum analizi olarak düşünebilirsiniz. Tanımlama aşamasında genelde 5N1K gibi tanımlama yöntemleri kullanılabilir. Bu yöntemin önemli ve genellikle uygulamada zorlanılan noktası; 5N ve 1K sorularına cevap verildikten sonra(bu kısım bile bazen yorabiliyor), problemi sağlıklı bir cümle olarak tanımlamak ve problem tanımının içinde kök sebep belirtmemektir.

Öneri

Büyük ölçekli bir firmada bu sistemin kurulumunu üstlenmiş biri olarak, naçizane bir şekilde belirtmem gerekirse, bu tanımlamanın 5N1K metodu ile yapılması kafa karıştırıcı olabiliyor. Nasıl ve neden sorularının yanıtları karışabiliyor. Problemin cümle haline getirilmesi kısmında zorlanılıyor ve genelde cümleler problemin nedenini içeriyor.

Örnek vermem gerekirse; ‘’ …… olduğu için ıskartalar %5 çıkmaktadır ’’ gibi cümleler karşımıza çıkabiliyor. Hâlbuki daha kök sebep analizi yapmadık ve problemin kök sebebini bulmadık bile.

Yukarıda bahsettiğim sebeplerden dolayı, Kobilerde bu aşamanın da, ekibin yapacağı beyin fırtınası sonrası belirleyeceği bir problem cümlesi ile geçiştirilebileceğini düşünüyorum. Böylece 5N1K formunu da hazırlamamıza gerek olmayacaktır.

Hedef Belirlenmesi

Bu aşama ile ilgili herhangi bir önerim bulunmuyor. Hedeflerin gerçekçi ve ulaşılabilir olmasının yararlı olacağını düşünüyorum. Onca harcanan zaman ve çaba sonucunda verilen hedeflere ulaşılamaması bütün ekibin motivasyonunu düşürecektir. O nedenle hedeflerin tutarlı olması önemlidir.

Ekibin Oluşturulması

Bu aşama ilgili de herhangi ekstra bir önerim bulunmamaktadır. Kök neden analizinin etkin yapılabilmesi ve çözüm yollarının daha rahat bulunabilmesi için, ekipte farklı uzmanlık alanlarından olan personellerin bulunması yararlı olacaktır. Kobetsu Kaizenler için ekip sayısının 3 ile 8 kişi arasında olması iyi olacaktır. Kobetsu Kaizenin ne olduğuna yazımın sonunda değineceğim.

Proje Planı Hazırlanması

Bu aşamaya kadar olan bölümde problemimizi belirledik, tanımladık ve ekibimizi oluşturduk. Sonraki adım proje planı yapmaktır. Proje planını basit bir Gantt şeması ile yapabiliriz. Yapılacak uygulama, termin tarihi, uygulamanın sorumlusu, uygulamanın gerçekleştiği tarih ve maliyet başlıklarını içermesi yeterli olacaktır. Plan aşamasında belirlenecek maliyetler daha tahmini olabilmektedir. Çözümlerin uygulanması aşamasında belirteceğim üzere, çözümleri uyguladıkça katlanılan güncel maliyetler listede güncellenmelidir.

Kök Neden Analizi

Birçok kişi de katılacaktır ki, Kaizen sisteminin en önemli kısımlarından biri kök neden analizidir. Problemlerin gerçek sebeplerini ne kadar iyi belirlerseniz, aldığınız çözümler de o kadar kalıcı olur. Bu da firmanıza vakit ve nakit olarak geri döner. Kök neden analizi yapılırken balık kılçığı ve 5 neden analizi metotlarından yararlanabilirsiniz. Bu 2 yöntem, sanayide en çok kullanılan, uygulaması kolay ve en etkili yöntemlerdendir.  Bu aşamada da asgari olarak yapılması gereken uygulama; en azından balık kılçığı metodu ile kök sebeplerin belirlenmesi ve çözümlerin sıralanmasıdır.

Balık Kılçığı metodunun uygulanması ile ilgili yazıma aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

BALIK KILÇIĞI (NEDEN SONUÇ) DİYAGRAMI NEDİR?

Çözümlerin Uygulanması

Bu aşamada, kök neden analizi sonrası ekibin beyin fırtınası yaparak belirlediği çözümlerin uygulaması yapılır. Çözümler uygulandıkça proje planındaki tahmini maliyetler güncellenmelidir veya proje planına maliyetler en son yazılmalıdır.

Sonuçların Kontrolü

Kök sebeplerimizi belirledik, çözümlerimizi uyguladık ve bazı sonuçlar elde ettik. Bu sonuçlar maddi olmak zorunda değildir. İyileştirmelerimizi kalitemizi arttırmak, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerimizi arttırmak, sistemlerimizi düzeltmek gibi birçok konuda yapabilmemiz mümkündür. Önemli olan nokta, bu getirileri kayıt altına almak ve raporlayabilmektir. Çünkü bazı iyileştirme çalışmalarının sonuçlarını aylar belki yıllar sonra elde etmemiz olasıdır. Çalışmaların sonunda koyduğumuz hedef ile elde ettiğimiz sonucun kıyaslaması yapılmalıdır ve iyileştirme seviyesi raporlanmalıdır.

Standartlaştırma ve Yaygınlaştırma

Bu iki konuyu tek maddede toplamak istedim. Standartlaştırma; yapılan iyileştirme çalışmalarını, talimat, iş tanımı vb. dokümanlara ekleyerek veya yeni dokümanlar hazırlayarak sürekli uygulanabilir kılmaktır. Yaygınlaştırma ise; yapılan iyileştirmelerin başka uygulanabilir alanlara entegre edilmesidir diyebiliriz.

EN ÖNEMLİ AŞAMA

Özellikle başlığı dikkat çekici yapmak istememin sebebi, çalışmaların başarısının bu aşamaya bağlı olduğuna olan inancımdır. Kaizen sisteminin firmaya daha kolay bir şekilde entegre edilebilmesi, bütün çalışanların sistemin içine çekilebilmesi, çalışanlardan iyileştirme önerilerinin sürekli gelmesi gibi önemli noktaları elde etmek için ÖDÜLLENDİRME SİSTEMİ oluşturmanız gerekmektedir. Ödüller çok büyük rakamlar olmak zorunda değildir. Ufak hediyeler, Kaizenlerin sergilenmesi ve ekibin yönetim tarafından tebrik edilmesi, ekibin yemeğe çıkartılması gibi motive edici ödüller de olabilir. Bazı firmalar ise yapılan iyileştirmelerin firmaya kazandırdığı miktar üzerinden bir oran belirleyerek ödüllendirme yapmaktadır. Tüm çalışanlardan gelecek iyileştirme fikirlerini almak için öneri sistemi kurmayı ve öneri toplama kutularınızı firmanızın çeşitli yerlerine asmayı unutmamanızı tavsiye ederim.

Kaizen Çeşitleri ve Form Örnekleri

Önce – Sonra dediğimiz Kaizenler yani iyileştirmeler; daha ufak ölçekte getirisi olan, uygulama kolaylığı yüksek olan ve yukarıdaki adımların birçoğuna gerek kalmadan yapacağımız iyileştirmelerdir.

Yukarıdaki adımları dolu dolu uygulayacağımız ve getirisi daha yüksek olan kompleks problemlerin çözümleri için yapacağımız iyileştirmelere de Kobetsu Kaizen adını veriyoruz.

Aşağıda iki Kaizen türü için de kullanabileceğiniz form örnekleri bulabilirsiniz. Kobilerimizde Kaizen uygulamalarını daha sık görmek dileğiyle…

Kaizen Örneği

Doğu İklimlendirme firmasında yaptığımız ve MMO 7. Kaizen Paylaşımları etkinliğinde sergilenmeye hak kazanan Kaizen çalışmamızın videosuna ve formuna aşağıdaki linklerden ulaşabilirsiniz.

Makina Mühendisleri Odası 7. Kaizen Paylaşımları etkinlik sayfası linki;

http://embk.mmoizmir.org/?mec-events=izolasyon-kesim-prosesi-veriminin-arttirilmasi

Etkinlik Videosu;