ETKİN SÜREÇ YÖNETİMİ

Bu yazımda etkin süreç yönetiminin öneminden ve firmalarımıza sağlayacağı yararlardan bahsedeceğim.

Herkesin bildiği veya en azından duyduğu ISO 9001 standardı, aslında 2000 yılı revizyonundan sonra süreç bazlı yönetime geçti. Ancak firmalar 2015 yılındaki revizyondan sonra, süreçlerle yönetimin gerekliliğini daha çok hissetmeye başladı. Bana göre bunun nedeni, eskiden denetimlerde, denetçiler genellikle kalite yönetim temsilcileri ile denetimi geçiriyorlardı ve diğer departmanların yani süreçlerin çalışanları denetime çok fazla katılım göstermiyorlardı. 2015 yılındaki revizyondan sonra, kalite yönetim temsilcisi kavramının kalkması ve süreç sahiplerinin işin içine daha çok katılması, bu farkındalığın sağlanmasında etkili oldu. ISO 9001:2015 denetimlerinde, artık denetçiler, bütün süreç sahipleri ile denetime girmeye başladılar. Bu gelişme, firmadaki tüm çalışanların kalite yönetim sistemine ve süreç performanslarının takibine önem vermesi gerekliliğinin önemini arttırdı.

Etkin süreç yönetiminin sağlanmasındaki önemli noktalar;

• Süreçlerin doğru bir şekilde belirlenmesi ve tanımlanması en önemli aşamadır.
• Süreçler arası etkileşim ve bu etkileşimlerde oluşabilecek riskler mutlaka belirlenmelidir.
• Süreçlerin performanslarını izlemek için, doğru ve firmanın stratejik kararlarında kullanabileceği anahtar performans göstergelerinin belirlenmesi gerekmektedir.

Not: Doğru veriler ile hazırlanmamış performans raporları, firmaları yanıltmaktan başka hiçbir işe yaramayacaktır. O nedenle, performans göstergeleri oluşturulurken, mutlaka doğru alınan verileri kullanacak şekilde göstergeler belirlenmelidir. Örneğin firmada sağlıklı bir hata tespit ve yorumlama sistemi mevcut değilse, yarım yamalak tutulan hata adetleri ve çeşitleri üzerinden performans takip etmek çok mantıklı değildir. Önce hata adetlerini doğru tespit edebileceğimiz ve hata türlerini daha net elde edeceğimiz bir sistem kurulması daha sonra bu performans göstergesinin belirlenmesi daha mantıklı olacaktır.

• Performans göstergelerinin takip edilmesi tek başına yeterli değildir. Süreçlerimizin performans hedefleri olmalıdır. Hedefler, aylık ve yıllık olabilmekle birlikte, tutarlı ve gerçekçi olmalıdır. Örneğin, 3 senedir %5 civarlarında gezen hata oranlarını, seneye hiçbir yatırım ve sistem değişikliği olmadan %2’ye indireceğiz hedefi koymak çok da mantıklı değildir.

Süreçler tanımlanırken;

• Süreç sahibi
• Süreç çalışanları
• Önceki ve sonraki süreçler ile ilişkisi
• Süreci kontrol altında tutan dokümanlar
• Sürecin etkin işleyebilmesi için gerekli kaynak ihtiyaçları
• Sürecin işleyişini anlatan bir akış
• Sürecin performans göstergeleri ve hedefleri mutlaka belirtilmelidir.

Süreç bazlı risk analizi yapılırken;

• Risk analizi, ilgili süreç çalışanlarının katılımı ile yapılmalıdır.
• Değişmeyen tek şey değişimdir, bu değişimler de yeni riskler doğurabilir. O nedenle riskler, 6 aylık veya yıllık periyotlar ile gözden geçirilmelidir.
• Benim kişisel önerim; ilk risk analizi yapıldığı zaman, bu risklerin önüne geçilmesi için gerekli kaynakların ayrılması ve çalışmaların yapılmasıdır. Zamana yayılan her düzeltici faaliyet etkisini yitirmektedir.

Performans göstergeleri belirlenirken;

• Performans göstergeleri belirlenmeden önce mutlaka etkin ve doğru veri toplamanın sağlanması gerekmektedir. Bu konunun altını tekrar çizmek istiyorum.
• Takip edilmesi firmaya yarar sağlayacak ve firmada yorumlama kabiliyetinin sağlandığı performans göstergeleri belirlenmelidir.

Etkin süreç yönetimini gerçekten uyguluyor muyuz? Uygulanırsa yararları nelerdir?

Günümüzde birçok firma ISO 9001 standardının gerekliliklerini yerine getirmek için süreç bazlı yönetim ile çalışmaktadır. Her firmanın süreçleri belirlidir, risk analizleri yapılmıştır, süreç performansları belirlenmiştir ve takip edilmektedir. Peki, gerçekten bu çalışmalar etkin midir? Yoksa denetimlerden geçmek için yapılan vakit kayıplarından mı ibarettir?  

Bu konuda ne yazık ki meslektaşlarımın büyük çoğunluğunun son maddeyi seçeceğini düşünüyorum. Belki de ürün satacağımız firmalar ISO 9001 belgesini ve diğer yönetim sistemleri belgelerini istemese, bu çalışmaları bile yapmayacak çok firma mevcut.

Bu çalışmaların, denetimden geçmek için veya belge alıp müşteriye göndermek için değil, maliyetleri azaltabilmek için, sürekli iyileştirmeler yaparak rekabet gücünü arttırabilmek için, alınacak stratejik kararları doğru alabilmek için yapılması gerekmektedir. Geçmişini ve bugününü iyi analiz edemeyen ve ne durumda olduğunu bile izleyemeyen firmaların gelecekleri için aldıkları kararların ne kadar sağlıklı olacağı da büyük soru işaretidir.

Bütün bu sebeplerden dolayı, etkin süreç yönetimini gerçekten uygularsak ve önem verirsek, firmanın mevcut durumunu daha iyi görmüş oluruz. Gelecek kararlarını daha doğru almış oluruz. Risk ve fırsatları dolayısı ile gelişime açık noktalarımızı daha iyi belirlemiş oluruz. Bu da bize rekabet etme gücü kazandırır.

Sonuç olarak;

• Firmada verileri doğru olmayan veya yorumlanamayan 30 tane performans göstergesi (KPI) takip edeceğimize, doğru veriler ile hazırlanmış ve yorumlanabilen 5 tane performans göstergesi takip etmek bize daha çok katkı sağlayacaktır.
• Yapılmak olsun diye değil, gerçekten yapılan risk analizi ve sonrasında hemen alınacak aksiyonlar ile birçok aksaklığın daha en baştan önüne geçilmiş olunacaktır.  
• Firmamıza yeni katılan personelin oryantasyonu ve çalışacağı süreci yorumlama kolaylığı artacaktır.
• Gelişime açık noktalar daha iyi tespit edilip, iyileştirme çalışmaları daha etkin bir şekilde yapılacaktır.

Yukarıda belirttiğim noktaları yazmasının uygulamasından daha kolay olduğunun farkında olmakla birlikte, bu klasik algıları değiştirmek için, şimdiye kadar bulunduğum firmalarda çabaladığımı ve gerek yönetim sistemleri, gerekse kalite kontrol faaliyetlerinde etkinliği hedeflediğimi belirtmek isterim. Bu çaba, en azından bana ve firmalarıma daha sade ve etkin çalışmalar kazandırdı diyebilirim. Tam anlamıyla etkinliği yakalayamıyorsak, etkin olmayan noktaları sadeleştirerek işe başlayabiliriz…