ETKİN RAPORLAMA ÖNERİLERİ

İş hayatında, toplantılar ve bu toplantılarda alınan kararlar firmalar için çok önemlidir. Stratejik ve operasyonel kararların alınmasında, doğru veriler ile hazırlanmış raporlar çok önemli bir yer tutmaktadır. Bu raporların (yazı, sunum vb.) etkin olabilmesi için mümkün olduğunca özet, sonuç odaklı ve kolay anlaşılabilir olması gerekmektedir.

Konuya giriş yapmadan önce özellikle belirtmek isterim ki; çoğu yazımda olduğu gibi, bu yazımda da naçizane olarak kişisel düşüncelerimi ve önerilerimi aktaracağım.

Neden özet rapor ve sunum hazırlanmalı?

Firmalarda raporlar ve sunumlar, genellikle üst yönetime ve diğer departmanlara bilgilendirme amaçlı hazırlanır.

Üst yönetime bağlı birden çok departman veya departman içinde bölüm olabilir. O nedenle yöneticilerin, her bir işin içine detaylı şekilde girmeleri ve vakit harcamaları ne yazık ki kolay değildir. Rapor ve sunumların özet ve kolay anlaşılır bir şekilde hazırlanması, üst yönetimin konuya daha çabuk adapte olmasını, çözüm üretmesini ve karar almasını sağlayacaktır.

Diğer departmanlara sunum hazırlarken, konuya bizim kadar hâkim olmadıklarını göz önünde bulundurarak hazırlık yapmamızda yarar vardır. Çok detaylı ve teknik ifadelerle dolu (olması gerekenin fazlası) bir rapor veya sunum ne yazık ki karşı tarafta anlama güçlüğüne sebep olacaktır.

Hazırlayacağınız raporlarda;

• Mümkünse sayısal verilere yer verin.

Hatta üst yönetimden personel bile talep edecek olsanız, işler yoğun o yüzden personel almamız gerekiyor demektense, günlük yapılan işler bunlar, bu işlerin aldığı zaman bu kadar ve bir kişinin çalışma süresi bu kadar olduğu için yeni personel almamız gerekiyor demek daha etkili olacaktır.

• Raporlarınızda özet olarak bir sonuç bölümü ve varsa çözüm önerileriniz mutlaka yer almalı.

Raporunuzun içeriği sonuç bölümünde özet çıkarımlar yapmaya müsaitse, maddeler halinde sonuç bölümü olmasında yarar görüyorum. Yöneticiniz sizden çözüm önerisi beklemese bile çok inandığınız veya daha önceden tecrübe ettiğiniz çözüm önerileriniz var ise raporda belirtmenizi öneririm.

• Raporlarınızda mutlaka tarih ve isminiz yer almalı. Aksi belirtilmediği sürece, değiştirilmesi mümkün olmayan (pdf vb.) formatlarda gönderilmesinde yarar vardır.

Bu detaylar basit ama önemli detaylardır. Ciddi emekler harcayarak hazırladığınız raporlarda isminizin geçmesinin önemli olduğunu düşünüyorum.

Hazırlayacağınız sunumlarda;

• Sunum içeriğine göre değişmekle birlikte, mümkünse sadece özet ve anlaşılır grafiklerden oluşmalıdır. Grafiklerin altında, verilerin alındığı kaynaklar belirtilmelidir. Grafikler hazırlanırken pareto diyagramından yararlanılabilir.
  
  
• Grafikten çok cümleler içeren bir sunum ise, her sunum sayfasında 2-3 kısa cümle yer almalıdır ve mümkünse görsellerle desteklenmelidir.
  
  
• Sunum boyunca yapılan alıntılar için sunum sonunda kaynaklar belirtilmelidir.
  
  
• Firmanın sunum formatı yoksa, sade ve mümkünse firma logosunu içeren bir format seçilmelidir ve her sunum aynı formata uygun hazırlanmalıdır.

Örnek: Kalite departmanında çalışan bir mühendis veya yönetici olarak üst yönetime kalite faaliyetleri ile ilgili bir sunum hazırlayacak olalım. Bu sunumda ıskarta oranları, kalitesizlik maliyetleri vb. konuları özet grafiklerle özetleyerek üst yönetimin çok kısa bir sürede gidişatı yorumlamasına ve kararlar almasına yardımcı olabiliriz.

Not: Grafikler tamamen örnek amaçlıdır ve değerler rastgele yazılmıştır.

• Kalite hatalarından dolayı katlanılan maliyetler aylık trend olarak izlenebilir. Bu grafik hazırlanırken sorgulanması gereken konular; birim maliyetlerin doğru hesaplanmış olması ve bu grafik hazırlanırken kullanılan verilerin (hata oranları, çeşitleri, rework süreleri vb.) doğru olmasıdır.

• Iskarta oranları aylık olarak takip edilebilir. Mümkünse önceki seneler ile kıyaslama yapılabilir. Iskartanın normalin dışında yüksek olduğu aylar ayrıca incelenmelidir. Sürekli iyileştirme ve Kaizen yaklaşımları ile ıskartaları düzenli olarak azaltma çalışmaları yapılabilir.

• İçinde bulunulan ayın, bölüm ve hata çeşidi bazında ıskarta adetleri raporlanabilir.
  

Üretim departmanında görev alan biri;

• Aylık ve yıllık üretim adetleri
• Kişi başına düşen üretim miktarı (adet, kg, m3 vb.)
• Aylık fazla mesai süreleri (insan kaynakları departmanı ile ortak)
• Makina verimlilikleri

Konularında ve diğer konularda raporlama yapabilirler.

Sonuç olarak sunumların içeriği değişse de, hazırlanan sunumların özet ve kolay anlaşılır olarak hazırlanması gerekmektedir. Etkin süreç yönetimi yazımda da belirttiğim gibi kullanılan verilerin doğru olması en önemli noktadır. Aksi takdirde yanlış veriler ile hazırlanmış grafikler, alınan kararların yanlış olma riskini beraberinde getirecektir.

Umarım herkes için faydalı ve fikir verici bir yazı olmuştur. Hazırlayacağınız sunumlarda başarılar dilerim.