KOLAYLAŞTIRILMIŞ 5S UYGULAMA ÖNERİSİ

Öncelikle yazıma başlamadan önce her çalışmada olduğu gibi 5S çalışmalarında da uygulamaların olması gerektiği gibi yapılmasının daha doğru olacağını belirtmek istiyorum. Ancak ‘’ Kobi İşletmeleri İçin Kaizen Önerisi ‘’ yazımdaki gibi bu yazımda da amacım; bu çalışmaların ana amaçlarından ve uygulama sistematiğinden sapmadan her firmada daha rahat uygulanabilmesi ve yayılması için önerilerde bulunmaktır. Büyük ölçekteki firmalar zaten bu uygulamaları olması gerektiği gibi yapmaktadır ve yapmalıdır. Aksi takdirde uygulamaları yönetmek ve takip etmek zaten mümkün değildir. Ancak küçük ölçekteki firmalarda bu uygulamaları daha sade şekilde yönetmek mümkündür ve firmalar bu çalışmaları gözlerinde büyüttükleri için uygulamama yolunu seçebilmektedir. Bu yazım biraz da bu firmalara yönelik olacaktır.

Yine yazıma Kaizen sistemi önerisindeki gibi olması gereken ve benim önerilerim şeklinde devam edeceğim. Umarım herkes için yararlı bir içerik olur.

5S çalışmalarına başlamadan önce 5S ekipleri belirlenir. Her ekip kendine bir isim ve slogan belirler. 5S yapılacak alanlara ‘’ 5S alanıdır ’’ yazılı tabelalar yerleştirilir. 5S çalışmalarının sergilenmesi için bölgeye panolar alınır. Bu çalışmaların yapılması tabi ki bir yarışma ve teşvik ortamı oluşturacaktır. Ancak ben ekip ismi ve sloganı belirlenmesinin çok kritik olduğunu düşünmüyorum. Bölgelerin ve ekiplerin belirli olması yeterli olacaktır. İsim ve slogan belirleme aşamasında çalışmaların ciddiyetine uymayan seçimler yapılabiliyor.

1. AYIKLAMA

Ayıklama aşamasında 5S çalışması yapılacak bölgedeki kullanılmayan ve kullanılmayacağı düşünülen gereksiz her şeyi bölgeden kaldırıyoruz. Bu işlem ile hem görsel olarak daha çalışılabilir bir ortam elde etmiş oluyoruz hem de ihtiyacımız olan malzemelere ulaşımı kolaylaştırıyoruz. Yürüme yollarındaki gereksiz malzemelerin kaldırılması ile yürüme mesafelerini kısaltabiliyoruz. Bu aşamada yapılması gereken sorgulamalar; ekipmanların neden orada olduğu, o ekipmanın işe katkısının olup olmadığı ve ne sıklıkla ihtiyaç duyulduğu gibi konulardır.

Olması Gereken

• Ayıklama aşamasında kırmızı kart denilen ve ayıklanacak ürünün üzerine tanımlama yapmak için yapıştırılan bir kart hazırlanması gerekiyor. Kırmızı kart örnekleri internette bolca mevcut.
• Ayıklanacak ürünlere kırmızı kartlar yapıştırılır.  
• Ayıklama öncesi çeşitli açılardan bölgenin fotoğrafları çekilir.
• Ayıklanacak malzemeler belirlenen ayıklama alanına götürülür veya bölgede bırakılabilir.
• Daha sonra ayıklama ile ilgili karar alabilecek ve yetkisi olan bir ekip malzemeleri inceler ve satılması, hurdaya ayrılması veya yerinin değiştirilmesi ile ilgili karar alır.
• Bu malzemelerin hepsi ve alınan kararlar ayıklama listesine kaydedilir. Listede ayrıca satılan ürünlerden elde edilen kazanç belirtilir.
• Ayıklama işlemi sonunda elde edilen toplam kazanç raporlanır.
• Ayıklama işlemi bittikten sonra bölgenin fotoğrafları çekilir.

Önerilerim

Ben bu aşamanın daha sade ve aynı sonuç elde edilecek şekilde uygulanabileceğine inanıyorum.

Ayıklanacak malzemelerin üzerlerine kırmızı kart yapıştırmadan veya ayıklama alanına taşımadan, yapılan ayıklama ziyareti ile tek seferde karar alınabilir. Bu işlem öncesi tabi ki 5S ekibinin ayıklanacak veya yeri değiştirilecek malzemeleri belirlemesi ve en azından fikir sahibi olması gerekiyor. Çok fazla ayıklanacak kalem olması durumunda tabi ki tanımlama yapmak yararlı olacaktır.

Elemine edilebileceğini düşündüğüm ikinci bir uygulama ise ayıklama listesidir. Ayıklamaya karar verilen malzemeler toplu şekilde satılır, hurdaya ayrılır ve kazanç yine toplam olarak not edilebilir. Ayıklama listesi yapıp tek tek bunları listelemek, alınan kararları belirtmek ve kalem kalem elde edilen kazançları göstermek zorunda olduğumuzu düşünmüyorum. Altını tekrar çizmek istiyorum, doğrusu tabi ki göstermektir 🙂 Bu listenin varlığı, ileride hatırlanmak istediğinde bu malzemelere ne olduğunu bize hatırlatacaktır. Ancak bu işler ile uğraşmak istemeyen firmalar için bu önerileri yaptığımı hatırlatmak isterim.

Bu konular dışındaki işleyiş aynı devam etmek zorundadır. Ayıklama öncesi ve sonrası fotoğraflar çekilmelidir.

• 2. DÜZENLEME

Düzenleme aşaması bana göre en önemli aşamalardan biridir. Bu aşamada amaç; işletmede ihtiyaç duyduğumuz her şeye kolay ulaşabileceğimiz ve görsel olarak da profesyonel duran bir alan oluşturmaktır. Bu aşamada yapılması gerekenler ile ilgili ekstra bir önerim bulunmuyor. Ancak amaç 30 saniye içinde ihtiyaç duyulan şeylere ulaşılabilmesidir.

• Düzenleme işlemi öncesi bölgede temizlik yapılmalıdır.
• Bölümlere tanımlama tabelaları asılmalıdır (talaşlı imalat, preshane, soyunma odaları vb.)
• Yürüme yolları, forklift yolları, personel yürüme yolları, geçiş yolları, malzemelerin durduğu yerlerin tanımlama çizgileri ve açıklamaları belirlenmelidir ve boyanmalıdır. Bana göre kritik bir konu olmasa da kapıların da açılış çizgileri tanımlanabilir.
• Karışık duran el aletleri düzenlenmeli ve tanımlanmalıdır.
• Dağınık yerlerde duran malzemeler avadanlıklara konularak ve tanımlanarak düzenlenmelidir.

• 3.TEMİZLEME

Bu aşamada amaç hem kir ve pisliklerden kurtulmak hem de kirlilik kaynaklarını ortadan kaldırarak bu temizliği ufak eforlar ile sürdürülebilir kılmaktır.

Olması Gereken

• Nerelerin ve nelerin temizlenmesi gerektiği belirlenir. Bu aşamada kirlilik haritası hazırlanır. Temizlenecek bölgenin krokisi üzerine kirlilik oluşturan şeyler yazılır.
• Kimlerin temizleyeceği belirlenir. Temizlik sorumluluk haritası yapılır. Bu harita o bölgenin krokisi şeklindedir ve hangi personelin hangi bölgeyi temizleyeceği haritada belirtilir.
• Temizlenecek şeylerin listesi yapılır ve temizlik çizelgeleri/takvimleri yapılır.
• Temizlik metotları belirlenir ve temizlik aletleri alınır. Kimi uygulamalarda temizlik aletlerinin listesi, nasıl kullanılacağı, kullanım sırası gibi dokümanlar da hazırlanabilir. Temizlik metotları genelde, herkes her sabah ve akşam 5 dakika kendi bölgesini temizlesin, haftada bir kere genel temizlik yapın tarzında olabiliyor. İlk uygulama sırasında önce detaylı bir temizlik daha sonra çizelgeler ile takip edilen daha basit sürdürülebilir bir temizlik hedefleniyor.

Önerilerim

Bu aşamada elemine edilebileceğini düşündüğüm noktalar; kirlilik haritası hazırlığı, temizlik sorumluluk haritası hazırlığı, temizlik aletlerinin listelenmesi ve kullanım sıralarının belirlenmesi kısımlarıdır. Bunun sebebi ise; zaten o bölgede çalışan mavi yaka sayısı bellidir, herkesin sorumlu olduğu makinalar ve bölgeler bellidir. Yine o bölgedeki kirlilik kaynakları zaten bellidir (makina yağı, talaş vb.). Bunun için ayrıca krokiler hazırlayıp dokümanlar üzerinde belirtmek çok da olmazsa olmaz değil düşüncesindeyim.

Temizlik aşamasında genel ve kapsamlı bir temizlik yapılması, sonrasında her personelin günlük olarak sabah ve akşam kendi bölgelerini temizlemesi, haftalık olarak daha kapsamlı bir temizlik yapması yeterli olacaktır.

• 4.STANDARTLAŞTIRMA

Standartlaştırma aşamasında önceki 3 aşamada gelinen noktanın sürekliliğinin sağlanması amaçlanır. Eğer yapılan çalışmaları standart hale getirip devamlı kılmaz isek, mümkün olan en kısa sürede tekrar başladığımız noktaya geri dönme riskimiz vardır.

Olması Gereken

Standartlaştırma çalışmaları sırasında ayıklama, düzenleme ve temizlik aşamalarındaki çalışmaların kontrolleri için listeler oluşturulur. Firmadaki boya renkleri tanımlanabilir, bu sayede boyalar silindiği zaman tekrar hangi renk ve kalınlıkta boyanacağı belirlenmiş olur. Yine aynı şekilde kullanılan tabela ve etiketlerin boyutları, renkleri vb. özellikleri belirlenerek dokümanlar oluşturulabilir. Yine ilgili bölgeler için yerleşim planları hazırlanabilir, bu sayede o bölgeyi bilmeyen çalışanlar bile yerleşim planına bakarak neyi nereye koyması gerektiğini görebilir. Denetçiler yine aynı şekilde o yerleşim planına göre denetleme yapabilir.

Önerilerim

Bu aşama ne kadar az doküman ile sade şekilde hazırlanırsa o kadar devamlılığın sağlanabileceğini düşünüyorum. Her adım için kontrol listeleri hazırlamak yerine genel bir tane kontrol listesi hazırlanabilir. Yerleşim planları hazırlanmadan sahadaki tanımlamalar ile ilerlenebilir. Neyin nerede duracağı sahada yer aldığı için ekstra yerleşim planına bakma ihtiyacını ortadan kaldırabiliriz.

• 5.DİSİPLİN

Disiplin aşaması bu yapılan çalışmaların kalıcı hale getirilmesi ve devamlılığın sağlanması için yapılacak her türlü denetim ve tedbir çalışmalarıdır diyebiliriz. Bu aşamanın amacı sadece olanı sürdürmek değil aynı zamanda iyileştirmek de olmalıdır.

Olması Gereken

Bu aşamada standartlaştırma aşamasında oluşturduğumuz kontrol listeleri ile haftalık, aylık ve 3 aylık periyotlar ile kontroller ve denetimler gerçekleştirerek aksaklıkların önüne geçilmesi ve sürekliliğin sağlanması amaçlanır.

Çalışanlar denetlendiklerini bildikleri için, temizlik ve düzeni korumaya devam etme eğilimi gösterirler.

Aynı zamanda bu aşamada kontrol listelerine puanlamalar eklenerek her ekibin 5S puanları belirlenmiş olur. En yüksek puanı alan ekipler ödüllendirilir. Düşük puan alan bölgelerde iyileştirme çalışmaları yapılır.

En son yapılan faaliyetlerin hepsinin özeti ilgili bölgeye 5S panosu oluşturularak sergilenir. Bu panoda her bir adım için yapılan faaliyetlerin özet raporları yer alır.

Önerilerim

Önceki adımlarda kirlilik haritası ve temizlik sorumluluk haritası gibi dokümanların hazırlanmasının olmazsa olmaz olmadığına değinmiştim. Bu sebeple 5S panosunda her adım için doküman yerleştirme işleminde eksiklerimiz kalacaktır. Örneğin temizlik aşamasının altına kirlilik haritası ve temizlik sorumluluk haritası olmadığı için asacak bir doküman bulamayacağız. Ayrıca bu noktaya kadar yapılan çalışmalar ile zaten firmada 5S yapıldığını sahada göstermiş olacağız. Bu iki noktaya değinerek detaylı bir 5S panosu hazırlığının yapılmasının zorunlu olduğunu düşünmüyorum. Küçük ölçekli işletmelerde bu aşamanın firmanın belirli bir bölgesinde genel bir pano yapılarak çözülebileceğini düşünüyorum. O genel panoda her bölümün önceki sonraki hallerinin fotoğraflarının yer alması yeterli olacaktır.

SONUÇ

Yazının başında belirttiğim bir noktanın tekrar altını çizmek istiyorum. Bu çalışmaların olması gerektiği gibi yapılmasının çok daha doğru olacağına inanıyorum. Bu yazıyı yazmamdaki tek amaç; özellikle küçük ölçekteki ve bu çalışmalara vakit ayıracak yeterli (sayı, yetkinlik vb.) personeli olmayan işletmelerin bu çalışmaları daha az doküman ile bazı aşamaları atlayarak gözlerini korkutmadan uygulamalarına destek olmak. Zaten büyük firmalarda bu çalışmalar için ekipler kurulmakta ve danışmanlar ile çalışılmaktadır.

Umarım herkes için faydalı bir içerik olmuştur. Herkese yapacağı çalışmalarda başarılar diliyorum.

ÖRNEK FOTOĞRAFLAR